Pour organiser un évènement à Paris, quel que soit le type d’évènement, il y a quelques règles d’or à suivre ainsi qu’une procédure logique à suivre. Aujourd’hui, nous allons vous présenter cette procédure pas à pas, ainsi que vous donner nos conseils pour tout faire de A à Z sans prise de tête. Si vous ou un de vos proches, organisez un évènement à Paris, cette guide vous sera indispensable.
Sommaire
Définissez le type d’évènement et le nombre de participants
La première chose à faire lorsque vous organisez un évènement, c’est de définir son type et le nombre potentiel de participants.
Il peut s’agir de toute sorte d’évènement : une conférence, une soirée étudiante, une réunion, un mariage, un séminaire ou autre. Il faut avoir un objectif clair et net, ainsi qu’une date et une heure ciblée, et un budget.
En fonction du type d’évènement, le nombre de participants peut varier : de manière générale, il faut faire large, et compter plus de personnes que ce qui est initialement prévu. Si 100 personnes disent venir, comptez-en 120, et assurez-vous d’avoir la place, et assez à boire/manger pour tous.
Louez une salle appropriée
Après avoir défini votre évènement, il faut chercher une salle appropriée. Pour une location de salle à Paris, il faut avoir déjà passé par la première étape d’organisation ci-dessus, afin de vous assurer d’avoir une salle assez grande et bien équipée.
Vous pouvez faire une recherche par type d’évènement, par nombre de personnes, par arrondissement ou autre. Il existe toute sorte de lieux pour tous vos besoins, avec différents styles et à des prix variés. Un lieu adapté pour diner assis ne conviendra pas forcément pour un concert ou encore une remise de diplôme.
Réfléchissez au matériel et à la restauration
En fonction du type d’évènement, il faudra prévoir du matériel spécifique — et en fonction du nombre de participants, il faut organiser la restauration.
Autrement dit, si vous organisez une soirée disco, il faudra prévoir du matériel pour la musique. S’il s’agit d’un défilé de mode, il faut un podium, etc. C’est à celui qui organise l’évènement de s’assurer d’avoir tout le matériel nécessaire le jour J.
Il faut également penser à la restauration : quel que soit l’évènement, dans la plupart des cas, il faudra fournir à manger et à boire. Rapprochez-vous d’une entreprise de restauration d’évènements, ou demandez au propriétaire de la salle que vous louez. Certains lieux peuvent assurer la restauration sur place.
Faites la promotion de l’évènement
Pour que tout se déroule parfaitement, il faut bien assurer la promotion et la publicité de votre évènement. Pensez à bien exploiter les réseaux sociaux, les invitations en ligne, les annonces, etc. pour provoquer l’enthousiasme des potentiels participants.
Vous pouvez, bien entendu, sauter cette étape s’il s’agit d’un évènement privé tel qu’un mariage ou une soirée entreprise.
Coordination de l’évènement en temps réel
Le jour J, vous allez devoir avoir (en fonction de la taille de l’évènement), une équipe plus ou moins grande qui assure le bon déroulement de l’évènement. Vous aurez sans doute des problèmes de dernière minute, et savoir les gérer sans interrompre sera primordial.